Introducción

Los sistemas de información y todo lo que compone su entorno para su utilización, formulación y proyección de las estrategias que ayudan a resolver problemas dentro de una organización, nos permite entender el conjunto que integra y su importancia para mantener un enfoque  dentro de la jerarquía de la empresa; la  información que se pueda manejar en un sentido directo con cada nivel departamental. Las TIC conforman el conjunto de recursos necesarios para manipular la información. Proporcionan datos oportunos y exactos que permitan tomas de  decisiones, claras, precisas, y oportunas; que favorezcan a todo tipo de organización. 

SISTEMA DE INFORMACIÓN

Un sistema de información (SI) es un conjunto de elementos orientados al tratamiento y administración de datos e información, organizados y listos para su posterior uso, generados para cubrir una necesidad (objetivo).

Para Langefors 1973, Sistema de Información es un sistema incluido en otro sistema más grande, que recibe, almacena, procesa y distribuye información. Los principales elementos de un S.I. son informaciones y procesos de información. 

Teichroew, D 1976,  El Sistema de Información puede ser definido como una colección de personas, procedimientos y equipos diseñados, construidos, operados y mantenidos para recoger, registrar, procesar, almacenar, recuperar y visualizar información. 

Sin embargo, para Senn 1990, un Sistema de Información es un conjunto de personas, datos y procedimientos que funcionan en conjunto. 

El "énfasis en sistemas significa que los variados componentes buscan un objetivo común para apoyar las actividades de la organización. Estas incluyen las operaciones diarias de la empresa, la comunicación de los datos e informes, la administración de las actividades y la toma de decisiones". 

COMPOnentes de un sistema de información

Un Sistema de Información es un conjunto de componentes interrelacionados con el fin de apoyar las actividades de una empresa o negocio, que permite el uso de máquinas (computadoras) que automatizan los procesos, los cuales son controlados y dirigidos por el hombre. Estos componentes pueden ser personas, información (datos), actividades o recursos materiales en general que interactúan entre sí para procesar información y distribuirla de manera adecuada en función de los objetivos de una organización.

En teoría una computadora no es necesariamente un componente en un Sistema de Información, sin embargo en la práctica es imposible concebir un SI complejo sin las capacidades de procesamiento de las computadoras.

FUnciones de un sistema de información

Existen diferentes funciones las cuales describiré a continuación:

Procesar transacciones: guardar, almacenar datos.

Definición de archivos: Almacenar los datos capturados de acuerdo a: 

  

          a)    Estructura de almacenamiento adecuado 

          b)    A través de un método que facilite el almacenamiento, actualización y acceso de datos. 

          c)    Dispositivos apropiados: CD, diskettes.

    

Mantenimiento de esos archivos: revisión periódica, actualizando la información; insertando, modificando eliminando datos.

Generar reportes: Está produce la información requerida por los diferentes centros de información de la empresa a través de reportes en papel, en cintas y en diskettes o mediante el envío de señales electromagnéticas, digitales o analógicas a dispositivos receptores terminales. Entre los diferentes tipos de reportes tenemos los siguientes:

a)    Reportes de errores: Es aquel tipo de reporte que informa acerca de las fallas presentadas por el sistema.

b)    Reportes de actividad: Es aquel que informa de las actividades normales.

c)    Reportes regulares: Son aquellos que se realizan semanales, anuales, mensuales, etc.

d)    Reportes de excepción: Son aquellos que como su mismo nombre informan de situaciones excepcionales.

e)    Reportes especiales: Son aquellos que surgen en situaciones especiales.

f)     Reportes no planeados: Estos son que salen sin previo aviso, surgen en situaciones especiales o excepcionales.

Procesar consultas: Las consultas interactivas hombre-máquina.

Mantenimiento de la integridad de los datos: que se mantengan intactos los datos, que se mantengan la verdad, la veracidad y protección de los datos.

clasificación de los sistemas de informAción

Senn 1992; diferencia entre los siguientes tipos de sistemas de información:

• sistemas para el procesamiento de transacciones,
• sistemas de información administrativa,
• y sistemas de información para la decisión.

Este autor discierne, a su vez, entre sistemas abiertos que interactúan con su medio ambiente, reciben entradas y producen salidas. Y sistemas cerrados, que no interactúan con su medio ambiente

Otra clasificación distingue entre aquellos que sirven para la toma de decisiones estructuradas, y los que sirven para la toma de decisiones semiestructuradas, donde existen riesgos y criterios múltiples. Conceptos estos, ya vislumbrados en el apartado de la toma de decisiones.  p. 25-29

Los sistemas de información, de manera general se pueden clasificar de tres formas según sus propósitos generales, en este sentido Peralta (2008) clasifica los sistemas de información en tres tipos fundamentales:

·        Sistemas transaccionales

·        Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos

·        Sistemas estratégicos.

Sistemas transaccionales: Son Sistemas de Información que logran la automatización de procesos operativos dentro de una organización ya que su función primordial consiste en procesar transacciones tales como pagos, cobros, entradas, salidas, etc. 

Sistemas de Soporte a la Toma de Decisiones, Sistemas para la Toma de Decisión de Grupo, Sistemas Expertos de Soporte a la Toma de Decisiones y Sistema de Información para Ejecutivos: Son Sistemas de Información que apoyan el proceso de toma de decisiones. 

Sistemas Estratégicos: Son sistemas de información desarrollado en las organizaciones con el fin de lograr ventajas competitivas, a través del uso de la tecnología de información.

UN SISTEMA DE INFORMACIÓN REALIZA CUATRO ACTIVIDADES BÁSICAS

1)    Entrada de información: proceso en el cual el sistema toma los datos que requiere para procesar la información, por medio de estaciones de trabajo, teclado, diskettes, cintas magnéticas, código de barras, etc.

2)    Almacenamiento de información: es una de las actividades más importantes que tiene una computadora, ya que a través de esta propiedad el sistema puede recordar la información guardad en la sesión o proceso anterior.

3)    Procesamiento de la información: esta característica de los sistemas permite la transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones, lo que hace posible, entre otras cosas, que un tomador de decisiones genere una proyección financiera a partir de los datos que contiene un estado de resultados o un balance general en un año base.

4)    Salida de información: es la capacidad de un SI para sacar la información procesada o bien datos de entrada al exterior. Las unidades típicas de salida son las impresoras, graficados, cintas magnéticas, diskettes, la voz, etc.

OBJETIVOS DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN

Algunos de los principales objetivos de los sistemas de información, son:

1. Proporcionar datos oportunos y exactos que permitan tomas decisiones acertadas y mejorar la relación entre los recursos de la empresa.

2. Garantizar información exacta y confiable, así como su almacenamiento de tal forma que esté disponible cuando se necesite.

3. Servir como herramienta para que los gerentes realicen planeación, control y toma de decisiones en sus empresas.